5 محرک کلیدی برای مدیران مالی مالی در تجزیه و تحلیل حسابداری مدرن

به عنوان متخصصان حسابداری، باید جریان داده های خود را کاملاً درک کرده و کنترل دقیقی بر آن داشته باشیم. اجازه دادن به یادگیری ماشین و LLMها در فرآیند تحلیل ما می تواند نشان دهنده واگذاری آن کنترل به یک فرآیند خودکار باشد که ما به راحتی نمی توانیم آن را بررسی کنیم. اگر نتوانیم فرآیند خود را به زبان بسیار ساده برای مدیریت، سرمایه گذاران و حسابرسان توضیح دهیم، این فرآیند قابل قبول نیست.

درعوض، تصاویری ساده از مهمترین معیارها و KPIهای خود ارائه دهید. ما ساعت های زیادی را صرف نظارت، بررسی و توضیح واریانس ها می کنیم. از نمای 10000 فوتی، به ما اجازه دهید مستقیماً جزئیات مورد خطی را که توسط هر یک از شکل ها نشان داده شده است، مرتبط کنیم و به سرعت از آنجا مرتب و فیلتر کنیم تا محرک های اصلی آن حساب یا محاسبه سطح بالا را پیدا کنیم.

در طول ممیزی، ده‌ها درخواست از حسابرسان برای بازیابی جزئیات دقیق فاکتورها، خریدها، پرداخت‌ها، حقوق و دستمزد، دارایی‌ها و تقریباً هر بخش دیگری از عملیات مالی که می‌توانید به آن فکر کنید، دریافت می‌کنیم. ساخت ابزارهای ساده ای که به ما امکان می دهد فهرستی از پنج فاکتور دقیق یا سفارش های خرید را بر اساس شماره شناسه و تاریخ فیلتر کنیم، رسیدگی ما به این موارد را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد.

متخصصان حسابداری فقط اعداد را جابجا نمی کنند. آنها بر فرآیند جمع آوری، رسیدگی و ارائه آن سوابق بر اساس مجموعه ای دقیق از قوانین نظارت می کنند. اکثر آنها با استانداردهای GAAP یا FASB آشنا هستند.

مسئله اتوماسیون ساختمان بر اساس این استانداردها این است که قوانین بر اساس داستان معامله است. به عنوان مثال، تمام هزینه هایی که ممکن است برای فروش یک ملک انجام شود را تصور کنید. کدام یک به یک فروش خاص نسبت داده می شوند تا بتوانیم از آنها برای جبران سود استفاده کنیم؟ شما می توانید زمان و سرمایه گذاری نقدی را برای یک راه حل خودکار شامل کدهای شناسه سفارشی برای رویدادهای خاص مانند فروش ملک، برچسب های هزینه های مربوطه، روش گزارش دهی، آموزش مجدد کارکنان و بودجه ای برای نگهداری اختصاص دهید. تجزیه و تحلیل حسابداری می تواند این کار را انجام دهد.

اما من همچنین می‌توانم از یک حسابدار کارمند بخواهم که پنج دقیقه وقت بگذارد و آنها را از اقلام خط هزینه انتخاب کند، زیرا او داستان را می‌داند که داده‌ها نمی‌دانند. تعداد بی شماری از مسائل دقیق مانند این وجود دارد که برای اتوماسیون مناسب نیستند.

در عوض، تجزیه و تحلیل معمول، گزارش‌دهی و ممیزی‌های داخلی خود را خودکار کنید تا حسابدار کارکنان وقت فکر کردن داشته باشد. دانلود کردن چندین گزارش از یک سیستم ERP، کپی کردن محتویات در قالب MS Excel، تنظیم الگو برای تناسب با داده‌های جدید از طرق مختلف، بررسی گزارش، شناسایی هر چیز غیرمنتظره، بررسی و توضیح، برای کارکنان حسابداری معمول است. یک مدخل ژورنالی تهیه کنید، سپس آن گزارش را با پیوست کردن آن به ایمیل به صورت PDF به صورت داخلی به اشتراک بگذارید. اگر چندین گزارش برای تکمیل وجود داشته باشد و همیشه وجود دارد، کل فرآیند چند روز طول می کشد. این باعث می شود که پس از بستن کتاب ها در هر ماه، تاخیر عمده ای در گزارش ما ایجاد شود. ما همیشه تحت فشار هستیم تا این پنجره گزارش دهی را کوتاه کنیم.

بارها، نمونه‌های نمایشی از داشبوردها و برنامه‌های مالی را دیده‌ام و با صدای بلند گفتم: «هیچ حسابداری در توسعه این کار نقشی نداشته است». داشبورد از پانزده رنگ مختلف استفاده می‌کند و ما موجودی‌های نقدی، فروش، حساب‌های پرداختنی، مدیریت هزینه و داده‌های موجودی را در یک مجموعه تصویری پیدا می‌کنیم. هیچ‌کدام از آن‌ها به‌طور خلاصه یا پیوندی به مدخل‌های مجله‌ای که از نمودارها پشتیبانی می‌کنند، ندارند. پلتفرم های تحلیلی صدها نمودار بصری مختلف را ارائه می دهند، اما سبک در امور مالی یا حسابداری اهمیت زیادی ندارد. داشبوردهای پر زرق و برق چشمگیر هستند اما وضوح و ثباتی که ما ترجیح می دهیم را از دست می دهند.

تصاویری که یک مقدار واحد را نمایش می دهند، جداول، سنج ها، نمودارهای خطی و نمودارهای میله ای اغلب به اندازه کافی برای استفاده ما عمیق هستند. اگر من درآمد را با نمودار Sunburst گزارش کنم، مدیریت خوشحال نخواهد شد.

در صورت امکان، راه آسانی برای تکرار فرم صورت سود و زیان یا ترازنامه، به درستی تورفتگی و جمع بندی فرعی ارائه دهید. توجه داشته باشید که یک مثال واقعی از برگه واقعی در مقابل بودجه که در اکسل انجام می‌شود، می‌تواند هشت ستون در تصویر نهایی داشته باشد، نه فقط دو ستون، و انعطاف‌پذیری برای خوانایی بسیاری از ستون‌ها در پلتفرم شما را فراهم کند. پیش‌بینی‌های نقدی، تاریخچه دقیق هزینه‌ها، سود بودجه‌بندی شده، دارایی‌های ثابت و تعداد سران را همه در یک داشبورد به‌عنوان یک فروشگاه یک‌جا قرار ندهید. اینها را به طور منطقی از هم جدا کنید و به من دسترسی آسانی به جزئیات از شکل های خلاصه بدهید.

کنترل داده ها نه تنها شامل نحوه پردازش آنها می شود، بلکه شامل افرادی نیز می شود که به آنها دسترسی دارند. این یک خطر رایج است که گزارش‌ها از طریق ایمیل به اشتراک گذاشته می‌شوند و می‌توانند به دلیل اشتباه تایپی یا صرفاً اضافه کردن براندون اشتباه در خط “To:” به مخاطب اشتباه برسد. اگر چیزی حاوی اطلاعات حساس را چاپ می کنیم، قبل از کلیک کردن روی چاپ، باید مطمئن شویم که کسی از بخش دیگری نزدیک چاپگر نیست. کنترل دسترسی یک مسئله همیشگی است.

ما به کنترل‌های واضحی نیاز داریم که به افراد واجد شرایط اجازه می‌دهد اطلاعات خاصی را مشاهده کنند. ما باید کنترل داشته باشیم که چه کسی اجازه اشتراک‌گذاری محتوا را دارد و همه دسترسی‌ها باید فوراً لغو شوند. ارائه این تنظیمات در قالبی که به راحتی قابل خواندن است، به ما یک برد سریع در طول ممیزی می دهد، زمانی که می توانیم جزئیات را به اشتراک بگذاریم و به درخواست بعدی برویم. گزارشی از اینکه چه کسی در چه زمانی به چه اطلاعاتی دسترسی داشته است ارائه دهید تا بتوانیم تاریخچه را مرور کنیم و این را در طول ممیزی نیز نشان دهیم.

به کاربران در مدیریت اجازه دهید هر زمان که خواستند محتوا را مشاهده کنند، اما قادر به شکستن چیزی نباشند. به عنوان یک امتیاز، فقط به کارکنان امور مالی و حسابداری ما اجازه دهید تا محتوا را برای ماه‌های بسته نشده مشاهده کنند تا زمانی که کادری را علامت بزنید که تأیید می‌کند دیگران مجاز به دیدن آن هستند. اکنون به جای ارسال ایمیل هفت گزارش جداگانه به عنوان ضمیمه ایمیل، می‌توانیم یک ایمیل با این مضمون که «ژوئن بسته است و آماده مشاهده است» ارسال کنیم. پلتفرم های تجزیه و تحلیل حسابداری این کار را بسیار آسان می کند.

هنگامی که یک KPI در جهت اشتباهی در حال حرکت است، ما می‌خواهیم قبل از اینکه در پایان ماه پایانی یا سایر فرآیندهای گزارش دهی گرفتار شود بدانیم. من محصولات کوچک و انبوه فروش را با قیمت استاندارد زیر قیمت استاندارد دیده ام. من دیده ام که هزینه های یک پروژه شش رقمی 30 درصد بالاتر از درآمد پیش بینی شده است و هرگز تا زمانی که پروژه به طور کامل کامل نشده باشد، علامت گذاری نمی شود. ماشین‌ها در کارگاه‌ها خراب شدند، اما حسابدارانی که می‌توانستند میزان خسارت مالی ناشی از تولید از دست رفته را تعیین کنند، به مدت سه هفته از آن مطلع نشدند تا اینکه در طول گزارش‌های ماهانه شاهد کاهش کارایی بودیم. تا پایان ماه هیچ چیز به ما هشدار نداد. چنین اتفاقاتی رخ می دهد و ما باید زودتر آنها را شناسایی کنیم.

برای هر KPI و معیاری که تجسم می‌کنیم، روشی را ارائه می‌کنیم که بلافاصله به کارکنان حسابداری مربوطه هشدار می‌دهد که از محدودیت‌های واریانس خارج می‌شوند و نه بعد از پایان ماه، و به ما اجازه می‌دهد آن محدودیت‌ها را در صورت نیاز ویرایش کنیم. اجازه دهید هشدار مستقیماً از طریق پیام متنی به ایمیل و تلفن ما بیاید تا کنترل کننده بتواند آن را به حسابدار یا تحلیلگر کارکنان ارسال کند و از آنها بخواهد که فوراً بررسی کنند، نه در پایان ماه یا سه ماهه که خسارت وارد شده است.

به عنوان حسابدار، شغل ما اغلب حول توضیح داستان پشت اعداد می چرخد. قوانین GAAP و FASB بر اساس این داستان‌ها اعمال می‌شوند که به طور موثر در ردیف‌ها در ستون‌ها ثبت نمی‌شوند. اجازه دهید ما آن چیزها را اداره کنیم.

اگر به ابزار تجزیه و تحلیل حسابداری اجازه دهیم مجموعه خودکار داده ها را مدیریت کند، آنها را تجسم کند، از آنها محافظت کند و با خیال راحت به اشتراک بگذارد، می توانیم این کار را بسیار مؤثرتر انجام دهیم. در حالی که علم داده و هوش مصنوعی در سرفصل اخبار هستند، آنها ابزارهای متفاوتی نسبت به تجزیه و تحلیل هستند و جایگزین ابزار ساده یک پلت فرم تجزیه و تحلیل نمی شوند.

سرویس‌های داده‌ای که محیط مالی را درک می‌کنند و در مورد آن صحبت می‌کنند و اجرای ساده این ابزارها را ارائه می‌دهند، آنهایی هستند که در جلب نظر آن رهبران موفق خواهند بود. مهمتر از آن، دپارتمان های مالی و حسابداری که با موفقیت راه حل تجزیه و تحلیل داده را به کار می گیرند، کسانی هستند که منابع را برای انجام کارهای بزرگتر برای شرکت های خود آزاد می کنند.