حداقل سازی داده چه کاربردی دارد؟
با رشد کسب‌وکارهای مدرن، آنها باید داده‌هایی را از مشتریان فعلی و بالقوه خود جمع‌آوری کنند تا عملیات و ارائه خدمات خود را بهینه کنند. با این حال، فعالیت‌های جمع‌آوری و پردازش داده‌ها همیشه در معرض خطر نقض اصول و چارچوب‌های حفظ حریم خصوصی هستند که منجر به از بین رفتن اعتماد مصرف‌کننده و مجازات‌های قانونی احتمالی می‌شود. این امر به ویژه زمانی صادق است که داده های مصرف کننده بیش از حد لازم جمع آوری، پردازش یا ذخیره شود.
چه کسب و کار شما در اروپا، ایالات متحده یا سایر مناطق جغرافیایی فعالیت کند، به حداقل رساندن داده ها می تواند به کاهش قابل توجهی خطرات حریم خصوصی برای داده های مشتریان شما (و خطرات مربوط به انطباق) کمک کند.
←برای خرید کرک لایسنس تبلو Tableau با تمام ویژگی ها کلیک کنید
حداقل سازی داده چیست؟
تعریف حداقل سازی داده‌ها به پیاده‌سازی شیوه‌های جمع‌آوری، پردازش و نگهداری داده‌ها خلاصه می‌شود که توسط یک هدف مشخص هدایت می‌شوند و به یک هدف خاص محدود می‌شوند، که در نهایت به درک اهداف جمع‌آوری داده‌ها در مقابل نیازهای تجاری متکی است.
با این حال، پیاده‌سازی یک استراتژی حداقل سازی داده منحصراً شامل کاهش تعداد داده‌های مصرف‌کننده که جمع‌آوری، پردازش یا نگهداری می‌کنید، نیست. همچنین به اصول حفظ حریم خصوصی داده‌ها که کسب و کار شما روزانه بر اساس آن کار می‌کند، گسترش می‌یابد، که می‌تواند شامل تصمیم گرفتن مشتریان برای انصراف یا شرکت در هنگام ارائه اطلاعات شخصی یا رضایت باشد.
به حداقل رساندن داده به جمع آوری تنها داده های لازم برای تکمیل وظایف تجاری اشاره دارد.
این بدان معناست که سازمانی که اصول حداقل سازی داده‌ها را اجرا می‌کند باید اطمینان حاصل کند که داده‌های جمع‌آوری‌شده، پردازش‌شده یا نگهداری‌شده از نیازهای تجاری فراتر نمی‌رود و با اهداف معقول و «نسبی» که برای پردازش داده‌های مصرف‌کنندگان توجیه می‌شود، توجیه می‌شود.
به حداقل رساندن داده ها در اصول عملکرد اطلاعات منصفانه بین المللی (FIPPs) تاکید شده است و در مقررات حفظ حریم خصوصی داده های اروپا، به ویژه مقررات حفاظت از داده های عمومی (GDPR) مدون شده است. ماده 5(1)(c) GDPR، به حداقل رساندن داده ها را به عنوان فرآیند محدود کردن جمع آوری، پردازش یا نگهداری داده های شخصی افراد به “هدفی که برای آنها پردازش می شود” تعریف می کند.
با این حال، به حداقل رساندن داده ها منحصر به چارچوب اتحادیه اروپا نیست. تقریباً همه مقررات حفظ حریم خصوصی – مانند قانون حقوق حفظ حریم خصوصی کالیفرنیا (CPRA) – حاوی زبان و الزامات حداقل سازی مشابه هستند.
به عبارت دیگر، کسب و کار شما فقط باید داده هایی را که صریحاً برای دستیابی به اهداف تجاری تعریف شده مورد نیاز است جمع آوری، پردازش یا حفظ کند. تعامل با داده های بیشتر از آنچه لازم است، سازمان شما را بلافاصله در معرض خطرات افزایش حریم خصوصی (و امنیت سایبری) قرار می دهد. در نتیجه، این افزایش قرار گرفتن در معرض، تعهدات مربوط به رعایت حریم خصوصی داده ها را نیز پیچیده تر می کند.
چرا به حداقل رساندن داده ها مهم است؟
انجام تعهدات رعایت (و اجتناب از جریمه ها و جریمه ها) همیشه یک ابزار انگیزشی موثر برای مشاغل است، اما آیا به حداقل رساندن داده ها به دلایل دیگر مهم است؟ کاملاً همینطور است.
در اساسی ترین سطح، هرچه مقدار بیشتری از چیزی داشته باشید، مدیریت و محافظت از آن پیچیده تر می شود. حتی در محیط های دیجیتال، این موضوع همچنان صادق است.
بنابراین، به حداقل رساندن داده ها به کسب و کارها کمک می کند:
- تعیین کنید چه داده هایی را جمع آوری، پردازش و ذخیره کنید
- تعیین کنید که آیا داده های اضافی و غیر ضروری در آن فعالیت ها گنجانده شده است یا خیر
- مقدار مقوله‌های داده‌های حساس را که به افزایش بار انطباق نیاز دارند، محدود کنید
- اطمینان حاصل کنید که عملیات و فرآیندهای مختلف به محدوده های تعریف شده پایبند هستند
- مدت زمان مدیریت داده، حفظ حریم خصوصی و مسئولیت های امنیتی را کاهش دهید
- به طور کلی خطرات حفظ حریم خصوصی و بار انطباق را کاهش دهید
- کاهش هزینه های عملیاتی (به عنوان مثال، نیازهای ذخیره سازی ابری) و عدم سازماندهی داده ها
علاوه بر این، مصرف‌کنندگان به‌طور فزاینده‌ای نسبت به تلاش‌هایی که کسب‌وکارها برای احترام به حریم خصوصی خود انجام می‌دهند – به‌ویژه در مورد داده‌های شخصی‌شان، آگاه و نگران هستند. و با به حداقل رساندن اطلاعات شخصی جمع آوری شده، پردازش شده یا ذخیره شده، کسب و کارها اعتماد و وفاداری بیشتر مصرف کننده را پرورش می دهند.
موارد استفاده به حداقل رساندن داده – دسته بندی داده های حساس، جمع آوری خودکار و نگهداری
اگرچه موارد استفاده بی‌شماری وجود دارد که اهمیت حداقل سازی داده‌ها را نشان می‌دهد، سه مثال بسیار مناسب است:
- اکثر قوانین و مقررات حفظ حریم خصوصی، بین دسته‌های استاندارد داده‌های شخصی و «دسته‌های حساس» تمایز قائل می‌شوند که نیاز به حفاظت و بررسی بیشتر قبل و در طول هر گونه جمع‌آوری، پردازش یا ذخیره‌سازی دارند. عدم رعایت الزامات بالا برای مدیریت این داده ها خطرات حریم خصوصی، بار انطباق و پیامدهای نقض را افزایش می دهد، اما به حداقل رساندن داده های جمع آوری، ذخیره یا پردازش شده به جلوگیری از این مسائل کمک می کند. داده های حساس به طور کلی شامل دسته هایی مانند:
-
- شناسه های دولتی (به عنوان مثال، شماره گذرنامه، شماره تامین اجتماعی)
- موقعیت های جغرافیایی دقیق
- عضویت در نژاد، مذهب یا اتحادیه
- اطلاعات ژنتیکی، بیومتریک و برخی از اطلاعات سلامتی
- محتوای پیام و تاریخچه مرور
- شماره حساب مالی یا کارت در صورت جفت شدن با اعتبار حساب
-
- کسب‌وکارهایی که داده‌های شخصی مصرف‌کنندگان را از طریق ابزارهای خودکار جمع‌آوری می‌کنند، ممکن است ناخواسته بیش از آنچه لازم است جمع‌آوری کنند. غربال کردن این مخازن داده های بزرگ و به هم ریخته برای فعالیت های روزمره و نیازهای انطباق بدون معیارهای تعریف شده برای نگهداری یا دفع، به ویژه چالش برانگیز است.
- به حداقل رساندن داده ها به شناسایی داده هایی کمک می کند که ممکن است بیش از زمان لازم نگهداری شده یا به صورت غیرضروری جمع آوری شده باشند. اگر مدت زمان ذخیره سازی از یک مدت معقول بیشتر شود و دلیل معتبری برای ادامه حفظ داده های شخصی مصرف کنندگان وجود نداشته باشد، کسب و کار شما بهتر است آن را حذف کند و رویدادهای جمع آوری داده های آینده را فقط به داده های مورد نیاز برای کارهای تجاری محدود کند.
با یک فرآیند حداقل سازی داده‌ها، کسب‌وکار شما می‌تواند میزان جمع‌آوری داده‌های استاندارد یا حساس از مصرف‌کنندگان را محدود کند و عملیات را ساده‌تر کند، به‌ویژه با توجه به تعهدات مدیریتی و رعایت مداوم.
مزایای حداقل سازی داده ها
جدا از دلایل ذکر شده در بالا برای اینکه چرا روش های حداقل سازی داده مهم هستند، سایر مزایای بالقوه عبارتند از:
- جستجوی ساده داده ها – هر چه جزئیات نامربوط بیشتری در مخازن داده های خود داشته باشید، یافتن داده های مهم دشوارتر می شود. به عنوان مثال، اگر کسب‌وکار شما بر اساس معیارهای واجد شرایط بودن، داده‌هایی را از موضوعات مختلف جمع‌آوری می‌کند، حفظ داده‌هایی که خارج از این معیارها هستند احتمالاً جستجوهای آینده را پیچیده می‌کند.
- حداکثر پهنای باند داخلی – اگر کارکنان شما دائماً مقادیر زیادی از داده‌های کاربر را بررسی می‌کنند تا داده‌های غیرضروری را برای حذف شناسایی کنند، یک استراتژی حداقل سازی داده می‌تواند به بازیابی پهنای باند آنها کمک کند. به حداقل رساندن داده، مقدار کار پایین دستی مورد نیاز برای فیلتر کردن داده ها قبل از پردازش را محدود می کند و به عنوان مدیریت اطلاعات برای حذف داده های اضافی جمع آوری شده از مصرف کنندگان عمل می کند. همچنین رویه عملیاتی استانداردی را که باید در هنگام انجام این کار دنبال کنید، تعریف می کند.
- برآورده شدن درخواست مشتری – مقررات حفظ حریم خصوصی (به عنوان مثال، GDPR به حداقل رساندن داده ها، CPRA) به طور کلی به مشتریان این حق را می دهد که درخواست اصلاح یا حذف داده های شخصی خود را در سیستم شما داشته باشند. به حداقل رساندن داده ها به کاهش موارد درخواست کمک می کند و متخصصان را بهتر قادر می سازد داده ها را پیدا و تصحیح یا حذف کنند. همچنین، انجام سریع‌تر درخواست‌های مشتری مستقیماً نشان می‌دهد که شما حریم خصوصی و نگرانی‌های آنها را در اولویت قرار می‌دهید.
مهمتر از همه، اجرای اصول حداقل سازی داده ها در تمام طول سال، احتمال عدم رعایت قوانین حفظ حریم خصوصی را کاهش می دهد. عدم رعایت الزامات حفظ حریم خصوصی داده ها می تواند منجر به تخلفات جنایی همراه با جریمه ها، مجازات ها و طرح دعوی قضایی شود.
به حداقل رساندن داده ها در چارچوب های حریم خصوصی مانند GDPR
علاوه بر GDPR، مقررات حفظ حریم خصوصی داده‌ها در حال حاضر در سراسر ایالات متحده فعال است، کسب‌وکارها را ملزم می‌کند تا اصول حداقل سازی داده‌ها را اجرا کنند.
اگرچه این الزامات ممکن است با هر مقررات متفاوت باشد، انتظار می رود کسب و کارها از حریم خصوصی داده های مصرف کننده هنگام جمع آوری، پردازش یا حفظ اطلاعات و داده های شخصی حساس محافظت کنند.
مقاله های مرتبط:
1- نوسازی داده ها چگونه به کسب و کار شما سود می رساند؟
2-مدیریت چرخه عمر داده چیست
3- تقسیم بندی داده ها چیست؟
4-داشبورد سازی در نرم افزار تبلو و تجسم داده ها