افسر حفاظت از داده‌ ها (DPO) کیست و چه کاری انجام می‌دهد؟

افسر حفاظت از داده‌ ها (DPO)

آشنایی با یک مسئول حفاظت از داده‌ ها (DPO) امروزه بسیار مهم است. آنها نقش بزرگی در دنیای پر از داده‌های ما ایفا می‌کنند. به عبارت ساده، یک DPO کسی است که تضمین می‌کند یک شرکت از قوانین حفظ حریم خصوصی داده‌ها پیروی می‌کند.

مقررات عمومی حفاظت از داده‌های اتحادیه اروپا (GDPR) مستلزم مدیریت دقیق اطلاعات شخصی است. برخی از مشاغل برای رعایت این قوانین باید یک DPO داشته باشند. اگر این کار را نکنند، ممکن است با جریمه‌های سنگینی روبرو شوند – ما در مورد جریمه‌ای به اندازه 20 میلیون یورو یا 4٪ از درآمد سالانه جهانی آنها صحبت می‌کنیم. این یک مسئله بزرگ است.

وظیفه یک DPO در محافظت از نحوه استفاده یک شرکت از داده‌های شخصی بسیار مهم است. آنها فقط یک چک‌باکس برای رعایت قانون نیستند؛ آنها نقش مهمی در نحوه احترام و حفاظت از حریم خصوصی افراد توسط یک شرکت ایفا می‌کنند. این در مورد مسئولیت‌پذیری و پایبندی به قانون است.

←برای خرید کرک لایسنس تبلو Tableau با تمام ویژگی ها کلیک کنید

مسئول حفاظت از داده‌ها چیست؟

یک مسئول حفاظت از داده‌ ها (DPO) یک شخصیت کلیدی در تضمین این است که یک سازمان طبق قانون با داده‌های شخصی رفتار می‌کند.

یک مأمور حفاظت از داده‌ها (DPO) تضمین می‌کند که شرکت از مقررات عمومی حفاظت از داده‌ها (GDPR) پیروی می‌کند. این قانون برای محافظت از حریم خصوصی در اتحادیه اروپا بسیار مهم است. GDPR قوانین روشنی در مورد نحوه جمع‌آوری، ذخیره و استفاده از اطلاعات شخصی وضع می‌کند.

نقش DPO نظارت و مراقبت از این انطباق است. آنها متخصص قوانین و مقررات حفاظت از داده‌ها هستند. وظیفه آنها چندین بخش دارد.

• اول، آنها به شرکت و کارمندانش در مورد قوانین GDPR آموزش می‌دهند.
• بعد، بررسی می‌کنند که آیا همه از این قوانین پیروی می‌کنند یا خیر.
• در نهایت، آنها مرجعی هستند که هر کسی در مورد داده‌ها سوالی دارد به آنها مراجعه می‌کند. آنها همچنین با مقاماتی که قوانین GDPR را اجرا می‌کنند، تعامل دارند.

یک مسئول حفاظت از داده‌ ها باید جنبه‌های قانونی و فنی حفاظت از داده‌ها را از پایه درک کند.

سازمان‌ها اغلب در موقعیت‌های خاص به یک DPO نیاز دارند. این شامل زمانی می‌شود که با داده‌های شخصی زیادی از ساکنان اتحادیه اروپا سروکار دارند. همچنین اگر مرتباً افراد را ردیابی می‌کنند، به آن نیاز دارند. یا اگر با انواع داده‌های حساس و خاص سروکار دارند. این قانون برای همه شرکت‌ها، نه فقط شرکت‌های اتحادیه اروپا، اعمال می‌شود. اگر شرکتی با داده‌های ساکنان اتحادیه اروپا سروکار دارد، باید از این الزام پیروی کند. عدم انجام این کار می‌تواند منجر به جریمه‌های قابل توجهی شود که بر اهمیت نقش DPO تأکید دارد.

ماده ۳۷ GDPR جزئیات مربوط به اینکه چه کسی باید یک DPO را منصوب کند و وظایف کلیدی آنها را تشریح می‌کند را شرح می‌دهد. مسئولیت‌های یک DPO می‌تواند بسته به سازمان متفاوت باشد. معمولاً آنها نحوه محافظت شرکت از داده‌ها را مدیریت می‌کنند. آنها در مورد ارزیابی تأثیر حفاظت از داده‌ها مشاوره می‌دهند. آنها همچنین کارکنان را آموزش می‌دهند و ممیزی‌های داخلی را انجام می‌دهند.

یک DPO به طور مستقل کار می‌کند تا مطمئن شود که یک شرکت داده‌ها را به طور منصفانه، واضح و قانونی مدیریت می‌کند. آنها کاری بیش از برآورده کردن نیازهای قانونی انجام می‌دهند. آنها نقش حیاتی در حفاظت از حریم خصوصی شخصی در جامعه مبتنی بر فناوری ما دارند.

وظایف و مسئولیت‌های مسئول حفاظت از داده‌ها

یک مسئول حفاظت از داده‌ها (DPO) وظیفه بسیار مهمی دارد. آنها اطمینان حاصل می‌کنند که یک سازمان از قوانین و مقررات حفاظت از داده‌ها پیروی می‌کند. برای شرکت‌ها ضروری است که بدانند یک DPO چه کاری انجام می‌دهد. این به آنها کمک می‌کند تا داده‌های خود را به روش صحیح مدیریت کنند و در چارچوب قانون باقی بمانند.

بیایید به وظایف معمول یک DPO بپردازیم.

اطمینان از رعایت GDPR و سایر قوانین حفاظت از داده‌ها

وظیفه اصلی یک DPO نظارت بر نحوه محافظت از داده‌ها توسط یک شرکت است. آنها بر رعایت قوانین GDPR (ماده ۳۹ GDPR) تمرکز دارند. DPO بررسی می‌کند که شرکت از داده‌های شخصی به درستی استفاده می‌کند. این شامل داده‌های کارکنان، مشتریان و دیگران می‌شود. آنها اطمینان حاصل می‌کنند که شرکت از تمام قوانین حفاظت از داده‌ها پیروی می‌کند.

نظارت و مشاوره

DPOها مرتباً انطباق داخلی را بررسی می‌کنند، در مورد تعهدات حفاظت از داده‌ها اطلاع‌رسانی و مشاوره می‌دهند. آنها در مورد ارزیابی‌های تأثیر حفاظت از داده‌ها (DPIA) مشاوره ارائه می‌دهند و عملکرد آنها را پیگیری می‌کنند. دانستن دستورالعمل‌های DPIA که توسط اتحادیه اروپا تعیین شده است برای آنها بسیار مهم است. در اینجا درباره دستورالعمل‌های DPIA بیشتر بدانید.

آموزش و آگاهی‌بخشی

بخشی از مسئولیت آنها آموزش کارکنان درگیر در عملیات پردازش داده‌ها است. DPO به کارکنان کمک می‌کند تا قوانین حفاظت از داده‌ها را درک کنند. آنها در مورد GDPR (ماده ۴۷) و سایر قوانین مهم داده آموزش می‌دهند. این آموزش به جلوگیری از نقض داده‌ها کمک می‌کند. همچنین فرهنگ قوی حفظ حریم خصوصی را در شرکت ایجاد می‌کند.

نقطه تماس

DPOها به عنوان نقطه تماس بین شرکت و مقامات نظارتی GDPR عمل می‌کنند. آنها برای ممیزی‌ها و تحقیقات مربوط به داده‌های شخصی با مقامات هماهنگ می‌کنند. ناظر حفاظت از داده‌های اروپا یکی از این مقاماتی است که ممکن است با آنها تعامل داشته باشند. اما همچنین مقامات ملی مانند “Datatilsynet” در دانمارک نیز می‌توانند با آنها تعامل داشته باشند. آنها همچنین به عنوان نقطه تماس برای افرادی که داده‌هایشان پردازش می‌شود (کارمندان، مشتریان و غیره) عمل می‌کنند. در اینجا آنها به تمام مسائل مربوط به حقوق و وظایف پردازش داده‌ها می‌پردازند.

نگهداری سوابق

DPO باید سابقه دقیقی از فعالیت‌های پردازش داده‌ها را نگهداری کند. این شامل هدف فعالیت‌های شما و اطلاعات بیشتر در مورد داده‌ها می‌شود (ماده ۳۰ GDPR). این سابقه عنصر اصلی GDPR است و به شفافیت و پاسخگویی کمک می‌کند.

ارزیابی و کاهش خطرات

یک DPO خطرات مرتبط با فعالیت‌های پردازش داده‌ها را شناسایی و ارزیابی می‌کند. آن‌ها اطمینان حاصل می‌کنند که سازمان یک فرآیند ارزیابی ریسک را انجام می‌دهد. در اینجا یکی از تمرکزهای اصلی بر اجرای اقدامات مناسب حفاظت از داده‌ها است.

گزارش‌دهی

به عنوان یک DPO، شما باید در مورد حفاظت از داده‌ها به بالاترین سطح مدیریت گزارش دهید. این شامل استراتژی‌ها، چالش‌ها، خطرات و اقدامات انطباق است. این تضمین می‌کند که مدیریت ارشد همیشه در مورد مسائل مربوط به حفاظت از داده‌ها مطلع باشد.

به‌روز ماندن

با تکامل قوانین و فناوری‌های حفاظت از داده‌ها، DPO باید از آخرین تغییرات و تهدیدها مطلع باشد. این آموزش مداوم به آنها اجازه می‌دهد تا استراتژی‌های خود را تطبیق دهند. به این ترتیب، آنها می‌توانند سازمان را به طور فعال در مورد شیوه‌های جدید حفاظت از داده‌ها مطلع کنند.

مدیریت نقض داده‌ها

در صورت نقض داده‌ها، DPO باید مرجع نظارتی مربوطه را مطلع کند. این کار باید بدون تأخیر بی‌مورد و معمولاً ظرف 72 ساعت پس از آگاهی از نقض انجام شود. در مورد این موضوع در ماده 33 GDPR بیشتر بخوانید. آنها نقش مهمی در مدیریت نقض داده‌ها دارند. در آنجا به مستندسازی و ارزیابی نقض کمک می‌کنند.

تضمین حریم خصوصی از طریق طراحی

در نهایت، DPO نقش اساسی در اجرای مفهوم “حریم خصوصی از طریق طراحی” ایفا می‌کند. این شامل تضمین این است که حفاظت از داده‌ها بخشی از مرحله طراحی هر پروژه، خدمات یا محصول جدید باشد.

با پوشش این مسئولیت‌ها، DPO به سازمان در موارد زیر کمک می‌کند:

• اجتناب از جریمه‌های سنگین
• اجتناب از مشکلات قانونی ناشی از عدم رعایت قوانین
• ایجاد اعتماد از سوی مشتریان و عموم مردم

نقش آنها چیزی فراتر از رعایت قوانین است. آنها همچنین در مورد تضمین فرهنگ حفظ حریم خصوصی و حفاظت از داده‌ها در سازمان هستند.

آیا به یک مسئول حفاظت از داده‌ها نیاز دارید؟

نیاز به یک مسئول حفاظت از داده‌ها (DPO) یک قانون یکسان برای همه نیست. در GDPR، نقش یک DPO باید بر اساس فعالیت‌های خاص پردازش داده‌های یک سازمان باشد. در اینجا آنچه باید در مورد اینکه آیا شرکت شما به یک DPO نیاز دارد یا خیر و پیامدهای نداشتن آن بدانید، آورده شده است.

معیارهای انتصاب یک DPO

طبق GDPR (ماده ۳۷)، سازمان‌ها باید تحت شرایط خاصی یک DPO منصوب کنند:

مقامات دولتی: مقامات دولتی (به جز دادگاه‌ها) باید یک DPO منصوب کنند. این کار برای اطمینان از این است که سازمان‌های دولتی با داده‌های شخصی به روشی ایمن برخورد می‌کنند.

نظارت: سازمان‌هایی که با نظارت بر افراد، داده‌ها را در مقیاس وسیع اداره می‌کنند. این شامل فعالیت‌هایی مانند ردیابی رفتار آنلاین می‌شود.

داده‌های حساس: اگر سازمان شما دسته‌های خاصی از داده‌های حساس را پردازش می‌کند (ماده ۹). این می‌تواند به عنوان مثال اطلاعات سلامت یا داده‌های بیومتریک باشد. اگر پردازش این موارد بخشی از فعالیت‌های اصلی شما باشد، انتصاب یک DPO الزامی است.

عواقب عدم انتصاب یک DPO

عدم انتصاب یک DPO در صورت لزوم می‌تواند عواقب قابل توجهی داشته باشد. در GDPR مجازات‌های سختگیرانه‌ای برای عدم رعایت این قوانین وجود دارد. اگر سازمان شما هر یک از این معیارها را رعایت کند اما یک DPO منصوب نکند، ممکن است با جریمه مواجه شوید. این جریمه‌ها می‌توانند تا ۴٪ از درآمد سالانه جهانی شما یا ۲۰ میلیون یورو، هر کدام که بیشتر باشد (ماده ۸۳) افزایش یابند. این مجازات‌ها جدی هستند و سازمان‌ها نمی‌توانند این الزام انطباق را نادیده بگیرند.

مزایای داشتن یک مسئول حفاظت از داده‌ ها

حتی اگر سازمان شما نیازی به انتصاب یک DPO نداشته باشد، باز هم ارزش بررسی آن را دارد. انجام داوطلبانه این کار می‌تواند یک حرکت هوشمندانه باشد. یک DPO می‌تواند یک دارایی ارزشمند در پیمایش دنیای پیچیده حفاظت از داده‌ها باشد.

آنها تخصص ارائه می‌دهند، به انطباق کمک می‌کنند و فرهنگ حفظ حریم خصوصی را در سازمان شما تقویت می‌کنند. در دنیای امروز، نقض داده‌ها می‌تواند به اعتبار و امور مالی شما آسیب برساند. داشتن یک DPO راهی پیشگیرانه برای محافظت از داده‌های شما و حفظ اعتماد مشتری است.

به طور خلاصه، حتی اگر سازمان شما معیارهای اجباری GDPR برای یک DPO را نداشته باشد، هنوز هم می‌تواند مزایایی برای انتصاب یک DPO وجود داشته باشد. این یک روش پیشگیرانه برای محافظت از داده‌ها، کاهش خطرات و ارتقای شفافیت است. به این ترتیب، می‌توانید مطمئن شوید که سازمان شما داده‌ها را مسئولانه مدیریت می‌کند. این امر از اعتبار و امور مالی شما محافظت می‌کند.

الزامات یک DPO چیست؟

اگر سازمان شما به یک مسئول حفاظت از داده‌ها (DPO) نیاز دارد، باید بدانید که به دنبال چه صلاحیت‌هایی باشید:

صلاحیت‌ها و تجربه

• تخصص حقوقی: یک DPO باید قوانین حفاظت از داده‌ها را درک کند. این موارد مانند GDPR و مقررات ملی هستند.
• سیاست‌های حفظ حریم خصوصی: آنها باید در ایجاد سیاست‌های حفظ حریم خصوصی تجربه داشته باشند. این امر از قانون در آن حوزه پیروی می‌کند.
• امنیت داده‌ها: آگاهی از استانداردهای امنیت داده‌ها برای محافظت از اطلاعات حساس بسیار مهم است.
• رعایت قوانین: DPOها به تجربه در نظارت و اطمینان از رعایت قوانین حفاظت از داده‌ها نیاز دارند.

رهبری و همکاری

• رهبری: یک DPO باید تلاش‌های حفاظت از داده‌ها را رهبری کند و فرهنگ حفظ حریم خصوصی را ایجاد کند.
• همکاری: آنها باید با بخش‌های مختلف به خوبی همکاری کنند. این امر برای ادغام حفاظت از داده‌ها در تمام فرآیندها ضروری است.

در دسترس بودن و استقلال

• دسترسی: DPOها باید برای کارمندان و افراد دارای داده‌ها دسترسی آسان داشته باشند.
• استقلال: آنها باید به تنهایی عمل کنند و به مدیریت ارشد گزارش دهند.

آموزش مداوم

• به‌روز ماندن: از آنجا که قوانین حفاظت از داده‌ها و فناوری تغییر می‌کنند، DPOها باید آگاه باشند.

یافتن یک DPO

برای یافتن یک DPO:

• استخدام داخلی: به بخش‌های حقوقی، انطباق یا فناوری اطلاعات سازمان خود مراجعه کنید. فردی با مهارت‌های مرتبط می‌تواند آموزش DPO را بگذراند.
• استخدام خارجی: سازمان‌های خارجی را در نظر بگیرید که در آنها می‌توانید متخصصان حریم خصوصی را پیدا کنید.
• خدمات مدیریت‌شده: سازمان‌ها می‌توانند با به اشتراک گذاشتن یک DPO یا با استفاده از یک سرویس DPO مدیریت‌شده، در هزینه‌ها صرفه‌جویی کرده و انطباق را تضمین کنند.

به طور خلاصه، یک DPO واجد شرایط، دانش حقوقی و امنیت داده‌ها، مهارت‌های رهبری و همکاری خوب با دیگران را دارد. آنها باید در دسترس، مستقل و متعهد به یادگیری باشند.

مقاله های مرتبط:

1-  6 چالش حفظ حریم خصوصی داده ‌ها و نحوه رفع آنها

2- ۱۱ عنصر اصلی یک استراتژی موفق حفاظت از داده ‌ها

3- 7 ابزار و نرم افزار کیفیت داده

4-داشبورد سازی در نرم افزار تبلو و تجسم داده ها